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Política de protección de datos personales

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

ProMinent Colombia S.A.S., NIT 9000590438-7, Avenida Carrera 23# 124-87 Torre 1, Ofc 603

Bogotá, Cundinamarca; Teléfono 4575429, e-mail: ventas.colombia@prominent.com

NORMATIVIDAD APLICABLE

El presente documento da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”) y el Decreto 1377 de 2013 (“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”).

DEFINICIONES

Titular: Persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

Dato personal: Es cualquier Dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser Datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Datos Personales Sensibles: Categoría de carácter personal especialmente protegida, por tratarse de datos relacionados con la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Son, entre otros, aquellos concernientes a la salud, sexo, orientación política, raza pertenencia a sindicatos, huellas biométricas o/y origen étnico, etc.

Dato público: todos aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre Datos Personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

Base de Datos Personales: Es todo conjunto organizado de Datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Cesión de base de Datos: Tratamiento de Datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del Dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los Datos Personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de Datos para su Tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Custodio de la Base de Datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de Datos Personales al interior de la empresa.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable.

Violación de Datos Personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, Datos Personales contenidos en base de Datos, archivos, bases de Datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por la empresa para proteger los Datos Personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, así como cualquier otra conducta que constituya un Tratamiento inadecuado de Datos Personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los Datos Personales en poder la empresa deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

A conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, referente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

A Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.

Nota: Hay casos en que expresamente se exceptúa la autorización requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

A Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les haya dado a sus datos personales.

A Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

A Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

A Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

A ser informado sobre el procedimiento y el contacto de la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos; y a revocar la autorización.

DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

Garantizar al titular, el derecho que le asiste en el cumplimiento de Hábeas Data.

Solicitar y conservar, la copia de la autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Rectificar la información en caso necesario y comunicar lo pertinente a cada encargado del

Tratamiento de información.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Boletín informativo

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Informe

En caso de dudas sobre nuestra declaración de privacidad de datos, la recopilación, el procesamiento o el uso de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros a la siguiente dirección:

ProMinent GmbH
Responsable de la protección de datos / Data Protection Officer
Im Schuhmachergewann 5-11
D-69123 Heidelberg
Germany

AVISO DE PRIVACIDAD

ProMinent Colombia SAS responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA COMPAÑÍA”), en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con LA COMPAÑIA, serán tratados de acuerdo a su política de Protección de Datos Personales y mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

1. Responsable del Tratamiento

ProMinent Colombia SAS entidades con domicilio en la Carrera 23 N° 124-87 Oficina 603 Torre 1 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

Para mayor información podrá contactarnos en el correo electrónico ventas.colombia@prominent.com, o al teléfono +57 (1) 4575429.

2. Tratamiento y Finalidad

• Los Datos Personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados para las siguientes finalidades:

• Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus clientes y consumidores al momento de adquirir nuestros productos;

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;

• Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos que ofrece LA COMPAÑIA y sus compañías vinculadas;

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;

• Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA COMPAÑIA;

• Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;

• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales y operativas.

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del Empleador y asistir en su utilización;

• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑIA, entre otros;

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);

• Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de LA COMPAÑIA y procesar sus pagos;

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

• Para procesamiento de pagos y verificación de saldos;

• Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑIA.

3. Derechos del titular de Datos Personales

• Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los derechos previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en particular:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA COMPAÑIA está realizando el Tratamiento.

De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑIA para el Tratamiento de sus Datos

Personales.

• Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus

Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

• Solicitar a LA COMPAÑIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑIA. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos

• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

4. Mecanismos para conocer la Política de Protección de Datos Personales

Los invitamos a conocer la Política de Protección de Datos Personales de LA COMPAÑÍA, la cual incluye los procedimientos para que los titulares de Datos Personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y revocar la autorización, y se encuentra disponible para su consulta en el sitio web www.prominent.com

Para dudas e inquietudes relacionadas con estos temas puede escribirnos al correo electrónico ventas.colombia@prominent.com

PROCEDIMIENTO Y CANALES PARA LA ATENCION DE SOLICITUDES CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular o la persona autorizada podrá formular solicitudes o consultas a través de:

Línea de atención al cliente: 4575429

Requerimiento escrito: Carrera 23 # 124 – 87 Torre 1, ofc 603 Bogotá, Cundinamarca

e-mail: ventas.colombia@prominent.com

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término antes indicado la empresa lo expresará así al interesado, señalando la fecha en que se atenderá su consulta